ブログ型情報活用システム

今回提案するのは、ブログ型情報活用システム、仮称ブログキャビンです。

そもそも、情報管理の問題点とは何か。
分類・検索・共有・見やすさ・データ容量、この5点が代表格だと考えます。
問題点をひとつずつ、少し掘り下げてみましょう。

情報を分類できない。
これは情報管理の永遠のテーマでしょう。スライドの内容はいささか重複していますが、要するに、整理されていない情報は、活用もされない、ということです。

情報を検索できない。
整理されていないから活用されない。私は、最新版が見つからず、泣かされた一人です。この問題点が、オフィスワーカーをひどく苛立たせます。

情報を共有できない。
これは単に情報の整理整頓の話だけではありません。大企業・大規模プロジェクトでは当たり前のことが、小さな組織ゆえに貫徹できないことがあります。情報の再利用は、再利用する意識の徹底が必要です。

見にくい。
とにかく何でもエクセルの人。あるいは逆にワード主体の人。さらに、パワーポイントでとことん凝りたい人。得手不得手はあるでしょうが、簡単な文書にまで個々人の趣味が氾濫しては、いささか困ります。

データ量が多い。
一つの正式文書のために、いくつのコピーやバックアップが横溢していますか。その文書、わざわざワードで作成する必要がありますか。そんな疑問がしょっちゅう頭をよぎります。

以上の疑問に答えます。
まず、分類の問題。きれいに分類しようとするから破たんする。そこで、無理に分類するのではなく、タグをつけることによって、情報の特徴を管理します。タグはいくつでも付けられます。センスの良いタグを付けることが、システム有効利用の近道です。

検索の問題。これはタグを中心とした検索機能を最大限利用します。人気のブログサイトと同様、見出し語や登録者などでも検索できます。本文の全文検索も可能です。検索できれば、再利用も実現します。

共有の問題。関係者が常にブログ型システムに情報を登録すれば、情報が漏れるリスクを極力回避できます。そこに、権限管理機能を付加すれば、より安心感のある情報活用ができます。権限パック機能という、便利な機能もあります。

見にくさの問題。ユーザーインターフェースは、ブログ型の画面が基本になります。作成者ごとの趣味に悩まされることはありません。昔作成したファイルをどうしてもそのまま使用したい場合は、一般的なブログ同様、本文に外部ファイルへのハイパーリンクを設定できます。

データ量の問題。クラウドサービスなので、追加料金は発生しますが、容量増設は容易です。また、Ｗｅｂベースになるため、オフィスソフトに比べて、各文書のデータ量も小さくなります。

メニューは利用者の皆さんが作ります。つまり、入力したタグをメニューとして利用します。タグの組み合わせを予め指定することで、メニューに使用することもできます。自分がよく使うタグを、メニューとして設定して下さい。

簡単な文書であれば、定型フォームを登録して使用できます。また、掲示板機能もあり、ブログ型情報をリンクさせることで、連絡事項の徹底を実現できます。シンプルなスケジュール入力画面も用意しました。

以上が、この提案の骨子です。上記のような条件を満たす商品が実在するわけではありませんが、実在したらいいなあ、と思っています。小規模事業者を意識したのは、私が小規模事業者に勤めた経験からです。小規模事業者の情報環境は、思った以上に整理されていませんでした。

ブログのすごいところは、タグによる情報の特徴づけだと思っています。システム的な発想で、ついつい、この情報の第１キー・第２キーは何か、と考えてしまうのですが、そこまで厳格過ぎない「タグ」という概念は、大変な武器だと感心しています。だからこそ、ブログシステムの発展形としての情報活用システムを見てみたい、と思うのです。

思い付きそのままに、提案しました。ここまでお付き合いいただいた方、本当にありがとうございました。